Все самое важное при подготовке к мероприятию
Подробный чек-лист по подготовке идеального мероприятия
ОПРЕДЕЛИТЬСЯ С ДАТОЙ
Многие молодожёны выбирают зеркальные даты (21.08.2021 или 08.08.2021). Помните о том, что 80% подрядчиков event-индустрии увеличивают ценник на топовые даты на 20-30%. Дабы сэкономить, лучше эти даты не выбирать. Кроме того помните, самые педантичные заказчики бронируют зеркальные даты заранее, иногда за год вперед, а то и ранее. Но не стоит выбирать из того, что осталось, ведь ваша свадьба должна пройти именно так, как вы мечтали.
Полезно знать, что при планировании мероприятия на будний день, можно потребовать скидку. А если вы переживаете, что будни неудобны для ваших гостей, знайте, что люди, которые искренне рады за вас и хотят разделить с вами важную дату, всегда найдут возможность присутствовать на торжестве, даже в будний день.
Полезно знать, что при планировании мероприятия на будний день, можно потребовать скидку. А если вы переживаете, что будни неудобны для ваших гостей, знайте, что люди, которые искренне рады за вас и хотят разделить с вами важную дату, всегда найдут возможность присутствовать на торжестве, даже в будний день.
ВЫБРАТЬ ПОДРЯДЧИКОВ
Выбор ПОДРЯДЧИКА очень важен, и к нему нужно подойти предельно внимательно. СОВЕТ НА 1000 долларов: выбрать нужно из 2-3 кандидатов. Подрядчик должен быть близок Вам эмоционально, подходить по темпераменту – это очень важный аспект при выборе, его видение результата и взгляды должны совпадать с вашими.
Перед ЛИЧНОЙ встречей с ВЕДУЩИМ нужно изучить промоматериалы, Личная встреча очень важна, она бесплатная, поэтому обязательно выделите на нее время. На встрече ведущий окончательно раскроет себя и вам станет понятно, подходит его программа, правильно ли он видит ваше событие. Очень полезно изучить отзывы и даже написать предыдущему клиенту, оставившему отзыв, чтобы расспросить его о деталях и впечатлениях. ОБЯЗАТЕЛЬНО надо обсудить с ведущим каждый возможный интерактив, который будет на мероприятии, чтобы не было сюрпризов для вас.
Выбирая ФОТОГРАФА важно не только посмотреть работы, которые есть на сайте или в соцсетях, а запросить фотографии всего свадебного дня нескольких заказчиков. Как правило фотографы выкладывают лучшее из своих работ, а основное остается неопубликованным – это основное вам и нужно, чтоб оценить уровень мастерства. Стоит уточнить время работы фотографа и возможность продления, если будут задержки по таймингу. Именно на этапе подготовки следует решить, как стороны будут действовать в подобных ситуациях.
Выбирая ВИДЕООПЕРАТОРА, запрашивайте полные фильмы, не принимайте решение только по клипам, который вы нашли в соцсетях – это нарезка самых эффектных моментов, а вам нужно видеть картину целиком. Обращайте внимание на стиль, подбор музыки, культуру подачи материала. Требуйте составить сценарный план всего съемочного дня, потому что на этапе его составления, вы поймете, нужен ли дополнительный бюджет для воплощения всех возникших идей. Если видеооператор говорит, что по факту разберемся, ОТКАЗЫВАЙТЕ не раздумывая: это не профессионально и качественного результата Вы не получите.
Когда выбираете ДЕКОРАТОРА, спрашивайте прорисовку вашего будущего декора не на словах и фотографиях, а именно прорисовку, пусть это будет стоить дороже, оно того стоит. Обязательно обсудите, будут ли только живые цветы или возможно частичное участие живых цветов в вашей свадьбе. Следует знать, сколько времени понадобится на монтаж и демонтаж декора, есть ли возможность у площадки принять декораторов раньше. Постарайтесь найти работы фотографа, который снимал мероприятие, где работал выбранный вами декоратор, так вы увидите декор “в действии” и сможете оценить уровень специалиста.
ОРГАНИЗАТОР - важный человек на вашем мероприятие. Его задача решать возникающие вопросы и максимально освободить вас от хлопот и предпраздничной суеты в процессе подготовки. Он поможет с выбором подрядчиков, согласует бюджет, возьмет на себя все юридические вопросы и сделает ваш день незабываемым. САМЫЙ ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ выбрать организатора - найти людей, с которыми он работал, пообщаться с ними или написать им, уточнив все нюансы.
КООРДИНАТОР – человек, который, в отличие от организатора, будет помогать решать вопросы непосредственно на самом мероприятии. Координатор следит за следованием таймингу, сменой блюд и регулирует все возникающие экстренные вопросы. Он необходим для того, чтобы ни Вам, ни Вашим родителям не пришлось всю свадьбу бегать и нервничать. Хороший координатор - гарант того, что вы сможете почувствовать себя гостями вечера и насладиться атмосферой в полной мере.
Перед ЛИЧНОЙ встречей с ВЕДУЩИМ нужно изучить промоматериалы, Личная встреча очень важна, она бесплатная, поэтому обязательно выделите на нее время. На встрече ведущий окончательно раскроет себя и вам станет понятно, подходит его программа, правильно ли он видит ваше событие. Очень полезно изучить отзывы и даже написать предыдущему клиенту, оставившему отзыв, чтобы расспросить его о деталях и впечатлениях. ОБЯЗАТЕЛЬНО надо обсудить с ведущим каждый возможный интерактив, который будет на мероприятии, чтобы не было сюрпризов для вас.
Выбирая ФОТОГРАФА важно не только посмотреть работы, которые есть на сайте или в соцсетях, а запросить фотографии всего свадебного дня нескольких заказчиков. Как правило фотографы выкладывают лучшее из своих работ, а основное остается неопубликованным – это основное вам и нужно, чтоб оценить уровень мастерства. Стоит уточнить время работы фотографа и возможность продления, если будут задержки по таймингу. Именно на этапе подготовки следует решить, как стороны будут действовать в подобных ситуациях.
Выбирая ВИДЕООПЕРАТОРА, запрашивайте полные фильмы, не принимайте решение только по клипам, который вы нашли в соцсетях – это нарезка самых эффектных моментов, а вам нужно видеть картину целиком. Обращайте внимание на стиль, подбор музыки, культуру подачи материала. Требуйте составить сценарный план всего съемочного дня, потому что на этапе его составления, вы поймете, нужен ли дополнительный бюджет для воплощения всех возникших идей. Если видеооператор говорит, что по факту разберемся, ОТКАЗЫВАЙТЕ не раздумывая: это не профессионально и качественного результата Вы не получите.
Когда выбираете ДЕКОРАТОРА, спрашивайте прорисовку вашего будущего декора не на словах и фотографиях, а именно прорисовку, пусть это будет стоить дороже, оно того стоит. Обязательно обсудите, будут ли только живые цветы или возможно частичное участие живых цветов в вашей свадьбе. Следует знать, сколько времени понадобится на монтаж и демонтаж декора, есть ли возможность у площадки принять декораторов раньше. Постарайтесь найти работы фотографа, который снимал мероприятие, где работал выбранный вами декоратор, так вы увидите декор “в действии” и сможете оценить уровень специалиста.
ОРГАНИЗАТОР - важный человек на вашем мероприятие. Его задача решать возникающие вопросы и максимально освободить вас от хлопот и предпраздничной суеты в процессе подготовки. Он поможет с выбором подрядчиков, согласует бюджет, возьмет на себя все юридические вопросы и сделает ваш день незабываемым. САМЫЙ ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ выбрать организатора - найти людей, с которыми он работал, пообщаться с ними или написать им, уточнив все нюансы.
КООРДИНАТОР – человек, который, в отличие от организатора, будет помогать решать вопросы непосредственно на самом мероприятии. Координатор следит за следованием таймингу, сменой блюд и регулирует все возникающие экстренные вопросы. Он необходим для того, чтобы ни Вам, ни Вашим родителям не пришлось всю свадьбу бегать и нервничать. Хороший координатор - гарант того, что вы сможете почувствовать себя гостями вечера и насладиться атмосферой в полной мере.
ЗАКЛЮЧИТЬ ДОГОВОР
С подрядчиком, ведущим, фотографом, оператором, декоратором, организатором и координатором необходимо заключать ДОГОВОР, при этом неважно, как давно Вы знакомы и насколько сильно вы доверяете друг другу. Договор нужен для юридической защиты обеих сторон, в нем необходимо зафиксированы ВСЕ условия получения услуг одной стороной и вознаграждения - другой.
РАЗРАБОТАТЬ КОНЦЕПЦИЮ
После того, как вы определились с основными подрядчиками, начинаем разрабатывать концепцию. ОЧЕНЬ ВАЖНО определить этапы праздника и продумать проведение их всех в едином стиле. Какие этапы можно выделить?
# УТРО НЕВЕСТЫ и ЖЕНИХА (реквизит, место, антураж)
# СЪЕМОЧНЫЙ ДЕНЬ (все маршруты, транспорт, локации)
# ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ (как будут встречать гостей, кто и где, чем гости будут заниматься, пока вас не будет)
# ВЫЕЗДНАЯ ЦЕРЕМОНИЯ (чтобы освободить время, роспись в ЗАГС можно перенести на день ранее)
# БАНКЕТНАЯ ЧАСТЬ (декорации, светомузыка, костюмы, оформление столов, стиль подачи праздничных поздравлений, развлечение гостей, танцы - все должно быть в едином стиле и концепции).
# УТРО НЕВЕСТЫ и ЖЕНИХА (реквизит, место, антураж)
# СЪЕМОЧНЫЙ ДЕНЬ (все маршруты, транспорт, локации)
# ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ (как будут встречать гостей, кто и где, чем гости будут заниматься, пока вас не будет)
# ВЫЕЗДНАЯ ЦЕРЕМОНИЯ (чтобы освободить время, роспись в ЗАГС можно перенести на день ранее)
# БАНКЕТНАЯ ЧАСТЬ (декорации, светомузыка, костюмы, оформление столов, стиль подачи праздничных поздравлений, развлечение гостей, танцы - все должно быть в едином стиле и концепции).
СОЗДАТЬ ТАЙМИНГ- ПРОГРАММУ
Определившись с концепцией, вы начинаете вместе с ведущим создавать программу согласно продуманной концепции мероприятия. Проработка ТАЙМИНГА - очень важна, у вас должны быть ответы на следующие непростые вопросы:
# СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАНИМАЮТ СЪЕМКИ?
# СКОЛЬКО ЗАКЛАДЫВАТЬ НА ДОРОГУ (если съемки основного дня проходят в другом месте?)
# СКОЛЬКО ЗАНИМАЕТ СБОР ГОСТЕЙ И WELCOME (как гости добираются до места торжества - организованно или самостоятельно? А сколько всего на мероприятии гостей? Например, если гостей от 20 до 30, то СБОР займет 30 минут, WELCOME – 20 минут, а ЦЕРЕМОНИЯ с фотосессией - 30 минут. Помните, что количество времени на все действия измениться, если гостей будет больше).
# СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАНИМАЮТ СЪЕМКИ?
# СКОЛЬКО ЗАКЛАДЫВАТЬ НА ДОРОГУ (если съемки основного дня проходят в другом месте?)
# СКОЛЬКО ЗАНИМАЕТ СБОР ГОСТЕЙ И WELCOME (как гости добираются до места торжества - организованно или самостоятельно? А сколько всего на мероприятии гостей? Например, если гостей от 20 до 30, то СБОР займет 30 минут, WELCOME – 20 минут, а ЦЕРЕМОНИЯ с фотосессией - 30 минут. Помните, что количество времени на все действия измениться, если гостей будет больше).
ОТРЕПЕТИРОВАТЬ
Репетиция церемонии - обязательный этап подготовки. Молодые должны знать, кто и когда, откуда выходит, в какие моменты кто говорит. Это нужно для того, чтобы оставить время и место чувствам и эмоциям, а не волнениям и переживаниям, в какой момент мне идти и откуда. Согласитесь, репетировать при гостях такие моменты очень неудобно. Иногда заказчики отказываются от репетиции церемонии, потому что боятся потерять чувство новизны на самом празднике. Поверьте, репетиция никак не отменит торжественности и новизны на самом событии. Когда пара появляется перед гостями в свадебных образах, все собравшиеся (даже ведущий, который провел сотни свадеб) испытывают сильные чувства от происходящего прямо сейчас.
Репетиция свадебного образа MAKE UP тоже является обязательной. Есть такое выражение: «Скупой платит дважды», не проверяйте истинность этого выражения в день вашей свадьбы на себе. Убедитесь, что вы знаете ответы на следующие вопросы:
# стилист оправдает ваши ожидания с прической и макияжем?
# как реагирует ваша кожа и тело на косметику, которую предлагает стилист?
# как будет держаться прическа и макияж на протяжении всего дня?
# и - конечно же, важно личное отношение к мастеру: есть ли между вами и стилистом контакт и взаимопонимание с полуслова?
Репетиция свадебного образа MAKE UP тоже является обязательной. Есть такое выражение: «Скупой платит дважды», не проверяйте истинность этого выражения в день вашей свадьбы на себе. Убедитесь, что вы знаете ответы на следующие вопросы:
# стилист оправдает ваши ожидания с прической и макияжем?
# как реагирует ваша кожа и тело на косметику, которую предлагает стилист?
# как будет держаться прическа и макияж на протяжении всего дня?
# и - конечно же, важно личное отношение к мастеру: есть ли между вами и стилистом контакт и взаимопонимание с полуслова?
ПРОВЕСТИ МЕРОПРИЯТИЕ
НАСТАЛ САМЫЙ ДОЛГОЖДАННЫЙ ДЕНЬ, К КОТОРОМУ ВЫ ТАК ДОЛГО ГОТОВИЛИСЬ. ТЕПЕРЬ ОН ЗАВИСИТ ТОЛЬКО ОТТОГО, КАК ВЫ ПОРАБОТАЛИ В ПРОЦЕССЕ ЕГО ПОДГОТОВКИ. ЕСЛИ ВСЕ СДЕЛАНО ТОГДА, ТО ОСТАЕТСЯ ТОЛЬКО РАССЛАБИТЬСЯ И НАСЛАДИТЬСЯ МОМЕНТОМ ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС.
ПОДХОДИТЕ К ВЫБОРУ СОПРОВОЖДЕНИЯ СВАДЬБЫ И ЕЕ ПОДГОТОВКЕ С ЛЮБОВЬЮ, ВЕДЬ ТАКОЙ ДЕНЬ НАСТУПАЕТ ОДИН РАЗ ЗА ВСЮ ЖИЗНЬ. ТАКИХ ЭМОЦИЙ ВЫ БОЛЬШЕ НЕ ИСПЫТАЕТЕ, НАСЛАДИТЕСЬ ИМИ ПО МАКСИМУМУ.
И ПОСЛЕДНИЙ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ СОВЕТ ИЗ ЖИЗНЕННОГО ОПЫТА:
ПОСТАРАЙТЕСЬ СДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ПРОЦЕСС АКТИВНОЙ ПОДГОТОВКИ ЗАНИМАЛ НЕ БОЛЕЕ 3-5 МЕСЯЦЕВ. ЗАБРОНИРОВАТЬ МОЖНО ВСЕХ ЗА ГОД ВПЕРЕД ИЛИ РАНЕЕ, НО ЕСЛИ ВЫ БУДЕТЕ ГОТОВИТЬСЯ БОЛЬШЕ 7-8 МЕСЯЦЕВ ПОДРЯД, ТО ЕСТЬ ВЕРОЯТНОСТЬ, ЧТО МОЖНО ПЕРЕГОРЕТЬ И В ДЕНЬ ТОРЖЕСТВА БЫТЬ РАВНОДУШНЫМ КО ВСЕМУ ПРОИСХОДЯЩЕМУ.
ПОДХОДИТЕ К ВЫБОРУ СОПРОВОЖДЕНИЯ СВАДЬБЫ И ЕЕ ПОДГОТОВКЕ С ЛЮБОВЬЮ, ВЕДЬ ТАКОЙ ДЕНЬ НАСТУПАЕТ ОДИН РАЗ ЗА ВСЮ ЖИЗНЬ. ТАКИХ ЭМОЦИЙ ВЫ БОЛЬШЕ НЕ ИСПЫТАЕТЕ, НАСЛАДИТЕСЬ ИМИ ПО МАКСИМУМУ.
И ПОСЛЕДНИЙ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ СОВЕТ ИЗ ЖИЗНЕННОГО ОПЫТА:
ПОСТАРАЙТЕСЬ СДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ПРОЦЕСС АКТИВНОЙ ПОДГОТОВКИ ЗАНИМАЛ НЕ БОЛЕЕ 3-5 МЕСЯЦЕВ. ЗАБРОНИРОВАТЬ МОЖНО ВСЕХ ЗА ГОД ВПЕРЕД ИЛИ РАНЕЕ, НО ЕСЛИ ВЫ БУДЕТЕ ГОТОВИТЬСЯ БОЛЬШЕ 7-8 МЕСЯЦЕВ ПОДРЯД, ТО ЕСТЬ ВЕРОЯТНОСТЬ, ЧТО МОЖНО ПЕРЕГОРЕТЬ И В ДЕНЬ ТОРЖЕСТВА БЫТЬ РАВНОДУШНЫМ КО ВСЕМУ ПРОИСХОДЯЩЕМУ.